В условиях сложной управленческой структуры финансовой службе ОАО «Ленгипротранс» приходилось затрачивать много времени на контроль исполнения бюджетов и отслеживание движений денежных средств. Подручные средства «малой автоматизации» полностью исчерпали свой ресурс, не выполняли поставленных задач и не соответствовали новым требованиям, которые выдвигал бизнес.
Руководством предприятия было принято решение перевести финансовый учёт на современную технологическую платформу. Выбор был сделан в пользу решения «1С:Управление Производственным Предприятием 8.0», а подрядчиком проекта была выбрана компания ITLand.
Проект включил в себя:
- Проведение обследования;
- Описание бизнес-процессов предприятия;
- Выборочную оптимизацию бизнес-процессов финансовой службы;
- Разработку функционального модуля «Казначейство» для «1С:Управление Производственным Предприятием 8.0»;
- Внедрение решения.
- Формирование среднесрочного бюджета движения денежных средств (БДДС);
- Формирование платежного календаря в разрезе статей движения денежных средств и проектов. Фиксация намерений о поступлениях и выплатах по проектам.
- Формирование оперативного БДДС, ведущегося в разрезе проектов, на основании намерений о поступлениях и выплатах по проектам.
- Оперативный контроль выплат денежных средств согласно утвержденному бюджету;
- Резервирование денежных средств по заявкам;
- Анализ доступности денежных средств;
- План-фактный анализ бюджета и факта движения денежных средств в разрезе статей ДДС и проектов;
- Функции визирования заявок на выплаты денежных средств по сложной параметрической адресации;
- Интеграция с системой документооборота и хранилища документов (входящих счетов, прочих отсканированных документов);
- Мониторинг выполнения персоналом задач бизнес-процессов финансовой деятельности.
Следует отметить, что функциональный блок «Казначейство» является собственной разработкой компании ITLand.
Проектной группой ITLand был проведён реинжиниринг бизнес-процессов выполнения казначейских функций финансовыми службами и смежными подразделениями ОАО «Ленгипротранс». Были проработаны состав и связи структурно-функциональной, системной и информационной моделей бизнес-процессов. На основе созданных моделей были разработаны технические задания на разработку дополнительного модуля «Казначейство».
В процессе разработки модуля были выполнены следующие задачи:
- Доработка стандартного функционала типового решения «1С:Управление Производственным Предприятием 8.0»;
- Реализация бизнес-процессов казначейских функций;
- Интеграция решения с системой документооборота.
Жизненный цикл заявки на выплату денежных средств состоит из следующих этапов:
- Регистрация и передача на рассмотрение новой заявки;
- Визирование заявки (возможно, иерархическое);
- Проверка наличия доступных денежных средств в рамках бюджета;
- Установка даты и источника выплаты;
- Формирование платёжного документа;
- Выплата (возможно, частичная).
Механизм бизнес-процессов «1С:Предприятия 8.0» позволяет существенно упростить процесс работы пользователей с системой. Для этого необходимо описать жизненный цикл заявки при помощи модели (карты бизнес-процесса), определить роли и права пользователей. Бизнес-процесс инициируется событием – в данном случае, вводом в систему новой заявки на выдачу денежных средств. Далее все действия, которые необходимо выполнить конкретному сотруднику финансовой службы в рамках процесса, представляются ему в виде задач на исполнение. Весь процесс прозрачен и легко контролируется на любом этапе.
Важной особенностью механизма бизнес-процессов «1С:Предприятия 8.0» является возможность создавать вложенные бизнес-процессы. Например, визирование заявки на выдачу денежных средств в модуле «Казначейство» было реализовано вложенным бизнес-процессом со своей, достаточно сложной логикой (в числе прочего поддерживается вывод заявки на визирование во внешнюю систему документооборота). «1С:Предприятие 8.0» не ограничивает уровень вложенности бизнес-процессов, что позволяет «упаковать» сложные алгоритмы ввода и обработки данных в чёткие схемы работы пользователей.
При разработке дополнительного модуля «Казначейство» специалистами компании ITLand при помощи встроенного языка «1С:Предприятие 8.0» были расширены стандартные функциональные возможности механизма бизнес-процессов. К расширениям относятся:
- Функциональная адресация. Задачи бизнес-процесса привязываются к пользователям не напрямую, а через механизм ролей, каждая из которых описывается своим набором функций.
- Параметрическая маршрутизация. Маршрут задачи настраивается набором параметров.
- Фиксирование времени завершения задач для последующего анализа производительности труда.
- Аварийное прерывание бизнес-процесса в любой точке («выход в ловушку»).
- Сбор статистических данных для последующего анализа и оптимизации бизнес-процессов.
Все работы в рамках проекта были проведены качественно и в срок. Руководство ОАО «Ленгипротранс» высоко оценило профессионализм специалистов компании ITLand и качество выполнения проектных задач.
По словам М.К. Кутьина, заместителя генерального директора по экономике и финансам ОАО «Ленгипротранс», внедрение привело к следующим результатам:
- Улучшилась финансовая дисциплина, усилен контроль над потоками денежных средств.
- Качество управленческих решений возросло за счёт повышения детализации и уровня аналитики финансовых отчётов
- Возросла производительность труда и эффективность финансовых служб на предприятии.
- Существенно сократились сроки выполнения сквозных процессов, связанных с движением денежных средств.
- Финансовое делопроизводство переведено на безбумажные технологии.
- Снизилось влияние человеческого фактора.
- Сокращены функции дополнительного последующего контроля за счет формализации контроля исходных данных.