Функционал

«1С:Управление проектным офисом» – тиражное решение для автоматизации эффективного и согласованного управления проектами и портфелями проектов. С учетом включения функционала этого продукта в более мощные ERP-системы он используется уже несколькими сотнями различных компаний.

Система позволяет объединять проекты в программы и портфели, причем в одном портфеле и/или одной программе проектов могут находиться проекты на разных стадиях жизненного цикла. Портфель проектов и программа проектов представляют собой дополнительные аналитические разрезы для всех отчётов и аналитических инструментов системы, в которых в том или ином качестве фигурируют проекты.

На уровне портфеля проектов система позволяет проводить:

• Анализ принципиальной выполнимости проектов в рамках заданных ресурсных ограничений предприятия;
• Анализ контрольных событий портфеля проектов. Формируется графическая карта проектных вех, по которой удобно отслеживать потенциальные угрозы срыва сроков. Выполняется также расчет прогнозируемых финансовывых санкций, которые могут вступить в силу, если ситуация не будет исправлена;
• Анализ текущего состояния и динамики изменения ключевых показателей проектов, входящих в портфель или программу. Значения ключевых показателей могут быть введены вручную руководителями проектов, а могут и автоматически рассчитываться системой на основании данных, введенных ранее.

Система поддерживает три варианта управленческой структуры предприятия:

• Проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач.
• Функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов.
• Матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.

Планирование проектных работ осуществляется с учетом ролевой структуры, на двух уровнях:

1. На этапе предварительного планирования работы планируются по ролям (специальностям),
2. затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.

«1С:Управление проектным офисом» позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ. Для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учётных ставок.

На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:

• Моделирование ресурсных ограничений предприятия. Для каждой роли (специальности) устанавливается плановая мощность, на основании которой производится расчет загрузки.
• Анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление «перегруженных» и «недогруженных» сотрудников и подразделений.

Главные данные по проектам - иерархия задач, сроки, контрольные события, используемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Эта информация может быть введена в систему несколькими способоами:

• Ручной ввод соответствующих документов через панель управления проектом;
• Загрузка данных проекта из файла MS Project;
• Загрузка данных проекта из шаблона, хранящегося в системе;
• Комбинация этих способов.

Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:

1. Инициация. Фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.
2. Планирование. Разрабатывается предварительный плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
3. Утверждение проекта. Анализируется принципиальная выполнимость проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.
4. Выполнение. Распределяются работы между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов.
5. Завершение. Регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).

Ключевым механизмом контура управления проектами является механизм актуализации проекта. На основании данных о фактическом выполнении (или же срыве выполнения) проектных работ нижнего уровня декомпозиции система производит полный перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта, выполняемая регулярно, позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.



Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов проекта:

• Бюджет расходов по проекту;
• Бюджет доходов по проекту;
• Бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту.

Элементы бюджетов хранятся в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).

Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.

Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов.

Реализован механизм версионирования финансовых планов проекта. В любой момент времени пользователь может оформить текущий план любого из бюджетов как версию плана бюджета. Количество хранимых версий не ограничено. Механизм версионирования позволяет отслеживать изменения в бюджетах проекта, выявлять отклонения, анализировать их причины и своевременно корректировать финансовую политику предприятия.

Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.

На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:

• План-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов;
• Анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений.

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю получать данные бюджетов проекта, как в табличном представлении, так и в графическом (диаграммы и графики). В пределах одной экранной формы можно получить подробный и сводный план любого из бюджетов, сопоставление доходов с расходами и поступлений с выплатами, сопоставление плановых и фактических данных.



Методология, заложенная в систему, определяет для проектных работ ряд особенностей, повышающих эффективность процессов планирования и контроля. А именно:

• Конкретная работа, выполняемая в рамках проекта трудовым ресурсом («элементарная операция» в терминах системы), должна располагаться на самом нижнем уровне структуры декомпозиции работ.
• У элементарной операции может быть один и только один исполнитель. В случае, если для выполнения работы требуется привлечь нескольких исполнителей, нужно либо декомпозировать работу на ряд элементарных операций, либо объединить исполнителей в один трудовой ресурс. Принцип «одна работа – один исполнитель» является краеугольным для контура управления работами.

Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:

• Предварительное планирование. В плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоёмкость и стоимость работы. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса.
• Оперативное планирование. Определяется исполнитель работы, определяются точные сроки. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.
• Принятие к исполнению. Исполнитель получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает свое участие в её выполнении.
• Выполнение. Производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени.
• Отчет об исполнении. Исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты.
• Завершение. Руководитель подтверждает завершение работы, в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.

Допускается нелинейное прохождение проектной работы по стадиям. Задача может быть возвращена исполнителю на доработку или завершена с признаком «неуспешно» (в этом случае создается новый экземпляр задачи и передается другому исполнителю).

Реализованный в системе механизм эскалаций проектных работ позволяет исполнителю донести до руководства данные о предполагаемых задержках выполнения работ. Эти данные используются механизмом актуализации – «плохие новости» оказывают влияние на календарные сроки проекта по факту их регистрации в системе.

На уровне проектных работ система позволяет производить:

• Сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и внепроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени.
• Анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоёмкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.
• Анализ накопленной статистической информации по эскалации проектных работ, выявление и анализ причин срыва поставленных сроков, анализ последствий таких срывов.

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны проектов. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта. Структура данных шаблона практически полностью идентична структуре проекта:

• структурная декомпозиция работ,
• информация о трудовых, материальных и финансовых ресурсах,
• бюджеты.

Главное отличие шаблона от плана проекта состоит в том, что в шаблоне нет календарных сроков. По сути, шаблон проекта описывает технологию, используемую предприятием для выполнения типовых проектов.

Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещен, а может быть дополнен данными шаблона – план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.

На уровне шаблона проекта система позволяет производить:

• Анализ статистической информации по использованию технологий, принятых на предприятии, в реальных проектах.
• Анализ отклонений (по длительности, трудоёмкости, стоимости проектных работ), возникающих в типовых проектах. Результаты анализа используются для выявления «узких мест» и «лучших практик», а также используются для принятия решений по совершенствованию технологий выполнения проектов.

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю произвести моделирование любого из шаблонов без создания каких-либо дополнительных объектов информационной базы и получить ответ на вопрос, каких ресурсов потребует проект, и в какие сроки он может быть выполнен, если начать его в указанный период и вести по описанной в шаблоне технологии.



Конфигурация «1С:Управление проектным офисом» интегрирована с системой управления документооборотом «1С:Архив». Для объектов некоторых типов (проекты, проектные задачи и т.д.) система позволяет создавать, хранить и модифицировать ссылки на документы, расположенные в хранилище «1С:Архива». Основные действия с документами «1С:Архива» (открытие, захват на редактирование, запись новой версии) доступны непосредственно из системы.

Также конфигурация содержит ряд объектов и сервисных механизмов, заимствованных из типовых решений и/или методических материалов фирмы «1С». А именно:

• Механизм внешних печатных форм. Практически для любого объекта информационной базы можно определить внешние пользовательские печатные формы, не затрагивая структуру метаданных и программный код конфигурации.
• Универсальная консоль отчетов. Позволяет конструировать и формировать произвольные отчёты к информационной базе без программирования, при помощи визуального конструктора.
• Механизм универсального отчета. Используется в качестве базового механизма при формировании всех отчётов конфигурации, предоставляет пользователю гибкую систему настроек (состав группировок, полей и отборов, условное форматирование и т.п.). Обеспечивает единообразие внешнего вида, функциональных возможностей и поведения всех отчетов системы.
• Управление пользователями системы. Позволяет управлять списком пользователей без работы в режиме Конфигуратора.

Учебный курс

по решению «1С:Управление проектным офисом»

Цель курса

Учебный курс позволит:

• Получить знания о методологии управления проектным бизнесом
• Получить практический опыт решения управленческих задач в информационной системе на базе программного продукта «1С:Управление проектным офисом»
• Наделить сотрудников Вашей организации знаниями, достаточными для проведения эффективной автоматизации деятельности организации с помощью программного продукта «1С:Управление проектным офисом».

Аудитория

Курс ориентирован на пользователей проектно-ориентированных организаций, в сферу компетенции которых входит управление портфелями проектов, управление проектами, составление проектных бюджетов, ведение проектного учета.

Основные пользователи информационной системы:

• Инжиниринговые компании
• Девелоперские компании
• Управляющие и инвестиционные компании
• Проектные институты и конструкторские бюро
• Консалтинговые компании
• Разработчики аппаратных средств и программного обеспечения
• Дизайнерские, архитектурные и рекламные студии
• Машиностроительные и приборостроительные предприятия

Требования к слушателям

• Понимание основ управления проектами
• Знание системы «1С:Предприятие» на уровне пользователя

Время обучения

Продолжительность всего курса обучения, включая сертификацию - всего:

• 2 дня
• или 16 академических часов

Обычно время обучения с 10:00 до 18:00. 

Отраслевые решения

Информационная система «1С:Управление проектным офисом» послужила смысловой основой при разработке флагманского продукта ITLand - системы «1С:Управление проектной организацией». Кроме того, в составе этой ERP-системы, а также в виде самостоятельной конфигурации, продукт «1С:Управление проектным офисом» использовался при создании многих систем автоматизации управления.

Среди отраслей, в которых эксплуатируется «1С:Управление проектным офисом», можно выделить:

• Научные, исследовательские, проектные, изыскательские институты НИПИ
• Инжиниринговые компании и сервисные организации
• Проектные инвестиции, проектное финансирование
• Машиностроение, приборостроение, судостроение, авиастроение, конструкторские бюро, НПО
• Медиа-бизнес, выставки, реклама, СМИ
• Системные интеграторы, IT и консалтинговые компании

Функционал продукта «1С:Управление проектным офисом» входит в состав:

• ERP-системы «1С:Управление проектной организации»
• «1С:Девелопмент и управление недвижимостью»
• «Эксперт Научно-Исследовательских Проектно-Изыскательских Институтов» (программно-методологический комплекс «Эксперт НИПИ»)
• «1C ERP:Росатом»

Дополнительные модули

Расчет полной рентабельности проектов/подразделений

Общее описание:

• Дополнительный модуль «Расчет полной рентабельности проектов/подразделений» позволяет проводить расчет полной рентабельности компании в разрезе проектов, этапов проектов и подразделений.
• Обычно применяется для расчета мотивационной составляющей Руководителей проектов, ГИПов, Начальников отделов.
• Модуль тесно интегрирован с модулем «Распределение заработной платы по проектам» и контуром УПО «Затраты».

Функционал модуля:

• После распределение начисленной заработной платы по проектам проводится распределение косвенных затрат по проектам и/или подразделениям.
• Списание сумм незавершенного поизводства на расходы, признание финансового результата, проводится по закрытым в этом периоде этапам - по внешним проектам - по подписанным в этом периоде актам, по внутренним проектам или по, например, затратам по незаключенному договору - по признанию закрытия.

Управление рентабельностью проекта через управление трудозатратами

Общее описание:

• Дополнительный модуль «Управление рентабельностью проекта через управление трудозатратами» позволяет управлять рентабельностью по фазам на протяжении всего жизненного цикла контракта и проекта:
  • Коммерческая оценка проекта (основанная на трудозатратах);
  • Планирование проекта;
  • Реализация проекта (управление рентабельностью проектов через механизм освоенного объема, перепланирование и актуализация проекта);
  • Завершение проекта.
• Модуль тесно интегрирован с контурами системы по планированию трудоемкости проектов, актуализации проектов и по учету рабочего времени.

Функционал модуля:

• Расчет цены контракта (по трудозатратам и ставкам, с учетом косвенных);
• Управление рентабельностью проектов через механизм освоенного объема (по трудозатратам);
• Актуализация плановой загрузки выполняющихся работ (по оставшимся длительности и часам выполняемых работ, профилю загрузки специальностей).

Контроль и согласование затрат рабочего времени и оперативное управление себестоимостью трудоемких проектов

Общее описание:

• Модуль предназначен для учета и согласования затрат рабочего времени исполнителей на проектные и внепроектные задачи, а также для оперативного управления себестоимостью проектов и внепроектных задач в части фонда оплаты труда.

Функционал модуля:

• Получение планов по срокам, назначении, трудозатратам и себестоимости работ проектов из контуров планирования решений «1С:Управление проектным офисом», «1С:Управление проектной организацией».
• Классификация рабочего времени исполнителей как:
  • Проектные задачи - в разрезе проектов, их этапов и технологической последовательности работ
  • Внепроектные задачи - выполнение поручений и внепроектных функций
  • Потери рабочего времени - отпуска, болезни, простои.
• Учет рабочего времени исполнителей.
• Утверждение и корректирование рабочего времени и ставок оплаты рабочего времени конкретных исполнителей, используя различные схемы утверждения трудозатрат, а также согласование часов и ставок функциональным руководителем и/или руководителем проекта.
• План-фактный анализ использования рабочего времени.
• Сравнительный анализ затрат трудочасов и сумм, указанных исполнителем, и подтвержденных/отклоненных функциональным руководителем и/или руководителем проекта.
• Оперативное начисление заработной платы по признанным трудозатратам.
• Оперативный план-фактный анализ:
  • затрат работ и этапов проекта в части прямой заработной платы.
  • и прогнозирование затрат работ и этапов проекта по методу освоенного объема.

Распределение заработной платы по проектам

Общее описание:

• Дополнительный модуль «Распределение заработной платы по проектам» позволяет проводить распределение начисленной заработной платы по этапам проектов и на внепроектную деятельность пропорционально списанным трудочасам.
• Модуль тесно интегрирован с контурами системы по начислению заработной платы и по учету рабочего времени.
• Модуль используется для расчета полной рентабельности компании в разрезе проектов, этапов проектов и подразделени.

Функционал модуля:

• Использование базы распределения: списанные трудочасы на этапы проектов (Табель, Листы учета рабочего времени, Time Sh..)
  • Возможно:
  • Начисление заработной платы по согласованным часам и ставкам
  • Распределение начисленной заработной платы по этапам проектов
  • Распределение начисленной заработной платы (отпуска, больничные и т.д.) на внепроектную деятельность (распределяются как косвенные)

Проектное бюджетирование и Казначейство

Общее описание:

• Дополнительный модуль «Проектное бюджетирование и Казначейство» расширяет функциональные возможности типового проектного бюджетирования и Казначейства.
• Модуль позволяет составлять консолидацию бюджетов по сложным схемам, составлять прогнозный денежный поток и доходы, расходы в зависимости от вероятности заключения контракта или выполнения проекта.
• Модуль тесно интегрирован с контурами системы «Проектное бюджетирование», «Управление денежными средствами».

Функционал модуля:

• Составление консолидированных БДДС и БДР по сложным выборкам и коэффициентам бюджетов проектов;
• Отражение проектного факта от первичных документов;
• Платежный календарь в разрезе проектов.

Управление себестоимостью гос. контрактов

Общее описание:

• Дополнительный модуль «Управление себестоимостью гос. контрактов» обеспечивает планирование и мониторинг выполнения проектов по портфелю контрактов.
• При этом:
  • Планирование контрактов выполняется во всех основных разрезах (периоды, этапы, выполняющие подразделения и/или соисполнители и структуры цены);
  • Осуществляется непрерывный мониторинг платежей, а также доходов и затрат по этапам проектов;
  • Обеспечивается автоматическое разнесение затрат по запланированной структуре и минимизация отклонений фактической себестоимости этапов проектов от плановой;
  • Возможен аудит себестоимости по первичным документам бух. учета;
  • Подготавливается полная финансовая план-фактная отчетность по этапам проектов.

Функционал модуля:

• Параметрическая настройка структуры портфеля контрактов.
• Управление плановой и фактической себестоимостью этапов проектов, за счет списания и перераспределения расходов с учетом структуры портфеля контрактов.
• Взаимосвязь с бюджетами и фактом по этапам проектов, первичными документами.
• Формирование отчетности.

Рабочее место специалиста, учет рабочего времени на WEB-клиенте

Общее описание:

• Выгоды для Заказчика:
  • Возможность удаленного внесения данных;
  • Вовлечение конкретных специалистов в процесс;
  • Только необходимый функционал на рабочем столе;
  • Организация учета рабочего времени с минимальными затратами на процесс сбора и корректировки информации;
  • Ожидается более легкое освоение системы неподготовленными пользователями –> снижение трудозатрат на обучение

Функционал модуля:

• Заполнение листов учета рабочего времени по проектам и внепроектным задачам за неделю.
• Формирование отчетности по затратам рабочего времени по специалистам, отделам, этапам проектов и проектам.

Вопросы и ответы

Не нашли ответов на свои вопросы? Свяжитесь с нами, и менеджер ITLand предоставит дополнительную информацию.

Если Вы сразу можете четко сформулировать свой вопрос или предложение - воспользуйтесь анкетой обратной связи, это ускорит ответ.

Быть в курсе новостей о новых продуктах, услугах и мероприятиях ITLand очень просто. Для этого достаточно оформить подписку на наши новости.

Не забывайте также, что все основные решения ITLand можно попробовать в действии до приобретения и внедрения. Закажите тест-драйв, чтобы лично ознакомиться с возможностями системы и принять взвешенное решение. Менеджер ITLand свяжется с Вами, договорится об удобном формате и времени дальнейшего общения.

Заявка на удаленную демонстрацию продукта 1С:Управление проектным офисом

Пожалуйста, заполните анкету внимательно.

Контактные данные необходимы, чтобы мы могли с Вами связаться.

Остальная информация поможет сэкономить время и получить доступ сразу к той конфигурации нашего решения, которая соответствует специфике Вашей деятельности.

Информация об организации:
Название:
Web-сайт:
Информация о контактном лице:
ФИО:
Должность:
Email:
Телефон:
Вид удаленной демонстрации:
Самостоятельное ознакомление (бесплатно)  Демо-моделирование - демонстрация сквозного примера, разработанного по Вашим данным (услуга платная)
Удобная для Вас дата проведения демонстрации:
Перечислите функции, которые Вам наиболее интересны для детального ознакомления На чем хотелось бы акцентировать внимание?
Дополнительная информация:
Откуда Вы о нас узнали:
Защита от автоматического заполнения:
Введите, пожалуйста, символы с картинки: