Функционал
Популярный продукт для автоматизации управления проектами и портфелями проектов
«1С:Управление проектным офисом» – тиражное решение для автоматизации эффективного и согласованного управления проектами и портфелями проектов. С учетом включения функционала этого продукта в более мощные ERP-системы он используется уже несколькими сотнями различных компаний.
Управление портфелями проектов
Система позволяет объединять проекты в программы и портфели, причем в одном портфеле и/или одной программе проектов могут находиться проекты на разных стадиях жизненного цикла. Портфель проектов и программа проектов представляют собой дополнительные аналитические разрезы для всех отчётов и аналитических инструментов системы, в которых в том или ином качестве фигурируют проекты.
На уровне портфеля проектов система позволяет проводить:
- Анализ принципиальной выполнимости проектов в рамках заданных ресурсных ограничений предприятия;
- Анализ контрольных событий портфеля проектов. Формируется графическая карта проектных вех, по которой удобно отслеживать потенциальные угрозы срыва сроков. Выполняется также расчет прогнозируемых финансовывых санкций, которые могут вступить в силу, если ситуация не будет исправлена;
- Анализ текущего состояния и динамики изменения ключевых показателей проектов, входящих в портфель или программу. Значения ключевых показателей могут быть введены вручную руководителями проектов, а могут и автоматически рассчитываться системой на основании данных, введенных ранее.
Управление ресурсами предприятия
Система поддерживает три варианта управленческой структуры предприятия:
- Проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач.
- Функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов.
- Матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.
Планирование проектных работ осуществляется с учетом ролевой структуры, на двух уровнях:
- На этапе предварительного планирования работы планируются по ролям (специальностям),
- затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.
«
1С:Управление проектным офисом» позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ. Для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учётных ставок.
На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:
- Моделирование ресурсных ограничений предприятия. Для каждой роли (специальности) устанавливается плановая мощность, на основании которой производится расчет загрузки.
- Анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление «перегруженных» и «недогруженных» сотрудников и подразделений.
Управление проектами
Главные данные по проектам - иерархия задач, сроки, контрольные события, используемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Эта информация может быть введена в систему несколькими способоами:
- Ручной ввод соответствующих документов через панель управления проектом;
- Загрузка данных проекта из файла MS Project;
- Загрузка данных проекта из шаблона, хранящегося в системе;
- Комбинация этих способов.
Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:
- Инициация. Фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.
- Планирование. Разрабатывается предварительный плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
- Утверждение проекта. Анализируется принципиальная выполнимость проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.
- Выполнение. Распределяются работы между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов.
- Завершение. Регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).
Ключевым механизмом контура управления проектами является механизм актуализации проекта. На основании данных о фактическом выполнении (или же срыве выполнения) проектных работ нижнего уровня декомпозиции система производит полный перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта, выполняемая регулярно, позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.
Управление финансами
Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов проекта:
- Бюджет расходов по проекту;
- Бюджет доходов по проекту;
- Бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту.
Элементы бюджетов хранятся в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).
Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.
Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов.
Реализован механизм версионирования финансовых планов проекта. В любой момент времени пользователь может оформить текущий план любого из бюджетов как версию плана бюджета. Количество хранимых версий не ограничено. Механизм версионирования позволяет отслеживать изменения в бюджетах проекта, выявлять отклонения, анализировать их причины и своевременно корректировать финансовую политику предприятия.
Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.
На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:
- План-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов;
- Анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений.
Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю получать данные бюджетов проекта, как в табличном представлении, так и в графическом (диаграммы и графики). В пределах одной экранной формы можно получить подробный и сводный план любого из бюджетов, сопоставление доходов с расходами и поступлений с выплатами, сопоставление плановых и фактических данных.
Управление работами
Методология, заложенная в систему, определяет для проектных работ ряд особенностей, повышающих эффективность процессов планирования и контроля. А именно:
- Конкретная работа, выполняемая в рамках проекта трудовым ресурсом («элементарная операция» в терминах системы), должна располагаться на самом нижнем уровне структуры декомпозиции работ.
- У элементарной операции может быть один и только один исполнитель. В случае, если для выполнения работы требуется привлечь нескольких исполнителей, нужно либо декомпозировать работу на ряд элементарных операций, либо объединить исполнителей в один трудовой ресурс. Принцип «одна работа – один исполнитель» является краеугольным для контура управления работами.
Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:
- Предварительное планирование. В плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоёмкость и стоимость работы. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса.
- Оперативное планирование. Определяется исполнитель работы, определяются точные сроки. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.
- Принятие к исполнению. Исполнитель получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает свое участие в её выполнении.
- Выполнение. Производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени.
- Отчет об исполнении. Исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты.
- Завершение. Руководитель подтверждает завершение работы, в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.
Допускается нелинейное прохождение проектной работы по стадиям. Задача может быть возвращена исполнителю на доработку или завершена с признаком «неуспешно» (в этом случае создается новый экземпляр задачи и передается другому исполнителю).
Реализованный в системе механизм эскалаций проектных работ позволяет исполнителю донести до руководства данные о предполагаемых задержках выполнения работ. Эти данные используются механизмом актуализации – «плохие новости» оказывают влияние на календарные сроки проекта по факту их регистрации в системе.
На уровне проектных работ система позволяет производить:
- Сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и внепроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени.
- Анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоёмкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.
- Анализ накопленной статистической информации по эскалации проектных работ, выявление и анализ причин срыва поставленных сроков, анализ последствий таких срывов.
Управление знаниями
Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны проектов. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта. Структура данных шаблона практически полностью идентична структуре проекта:
- структурная декомпозиция работ,
- информация о трудовых, материальных и финансовых ресурсах,
- бюджеты.
Главное отличие шаблона от плана проекта состоит в том, что в шаблоне нет календарных сроков. По сути, шаблон проекта описывает технологию, используемую предприятием для выполнения типовых проектов.
Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещен, а может быть дополнен данными шаблона – план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.
На уровне шаблона проекта система позволяет производить:
- Анализ статистической информации по использованию технологий, принятых на предприятии, в реальных проектах.
- Анализ отклонений (по длительности, трудоёмкости, стоимости проектных работ), возникающих в типовых проектах. Результаты анализа используются для выявления «узких мест» и «лучших практик», а также используются для принятия решений по совершенствованию технологий выполнения проектов.
Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю произвести моделирование любого из шаблонов без создания каких-либо дополнительных объектов информационной базы и получить ответ на вопрос, каких ресурсов потребует проект, и в какие сроки он может быть выполнен, если начать его в указанный период и вести по описанной в шаблоне технологии.
Сервисные функции
Конфигурация «
1С:Управление проектным офисом» интегрирована с системой управления документооборотом «1С:Архив». Для объектов некоторых типов (проекты, проектные задачи и т.д.) система позволяет создавать, хранить и модифицировать ссылки на документы, расположенные в хранилище «1С:Архива». Основные действия с документами «1С:Архива» (открытие, захват на редактирование, запись новой версии) доступны непосредственно из системы.
Также конфигурация содержит ряд объектов и сервисных механизмов, заимствованных из типовых решений и/или методических материалов фирмы «1С». А именно:
- Механизм внешних печатных форм. Практически для любого объекта информационной базы можно определить внешние пользовательские печатные формы, не затрагивая структуру метаданных и программный код конфигурации.
- Универсальная консоль отчетов. Позволяет конструировать и формировать произвольные отчёты к информационной базе без программирования, при помощи визуального конструктора.
- Механизм универсального отчета. Используется в качестве базового механизма при формировании всех отчётов конфигурации, предоставляет пользователю гибкую систему настроек (состав группировок, полей и отборов, условное форматирование и т.п.). Обеспечивает единообразие внешнего вида, функциональных возможностей и поведения всех отчетов системы.
- Управление пользователями системы. Позволяет управлять списком пользователей без работы в режиме Конфигуратора.
Учебный курс
по решению «1С:Управление проектным офисом»
Цель курса
Эффективность любого инструмента зависит от умения им пользоваться
Учебный курс позволит:
- Получить знания о методологии управления проектным бизнесом
- Получить практический опыт решения управленческих задач в информационной системе на базе программного продукта «1С:Управление проектным офисом»
- Наделить сотрудников Вашей организации знаниями, достаточными для проведения эффективной автоматизации деятельности организации с помощью программного продукта «1С:Управление проектным офисом».
Аудитория
Принципы проектного управления общие для разных отраслей
Курс ориентирован на пользователей проектно-ориентированных организаций, в сферу компетенции которых входит управление портфелями проектов, управление проектами, составление проектных бюджетов, ведение проектного учета.
Основные пользователи информационной системы:
- Инжиниринговые компании
- Девелоперские компании
- Управляющие и инвестиционные компании
- Проектные институты и конструкторские бюро
- Консалтинговые компании
- Разработчики аппаратных средств и программного обеспечения
- Дизайнерские, архитектурные и рекламные студии
- Машиностроительные и приборостроительные предприятия
Требования к слушателям
Нужен минимальный стартовый уровень
- Понимание основ управления проектами
- Знание системы «1С:Предприятие» на уровне пользователя
Время обучения
Обучение не займет много времени
Продолжительность всего курса обучения, включая сертификацию - всего:
- 2 дня
- или 16 академических часов
Обычно время обучения с 10:00 до 18:00.
Стоимость очного обучения в Москве
1 слушатель – 65,000 руб
2 слушателя – 72,500 руб
3 слушателя – 80,000 руб
4 слушателя – 87,500 руб
5 слушателей - 95,000 руб
6 слушателей - 102,500 руб
За каждого дополнительного слушателя доплата - 7 500 рублей.
Стоимость очного обучения в Санкт-Петербурге и удаленного регионах РФ
1 слушатель – 50,000 руб
2 слушателя – 56,000 руб
3 слушателя – 62,000 руб
4 слушателя – 68,000 руб
5 слушателей – 74,000 руб
6 слушателей – 80,000 руб
За каждого дополнительного слушателя доплата - 6 000 рублей
Размер групп
Группы маленькие
Максимальное количество обучаемых одновременно слушателей - 15.
Обучение проводится одновременно ВСЕХ слушателей. Если кто-то желает обучаться индивидуально (или в составе меньшей группы), то их обучение оплачивается по тарифу, соответствующему числу отдельно обучающихся слушателей.
Место обучения
Как правило, обучение проводится на территории Заказчика.
Можно провести обучение и на нашей территории: при количестве слушателей до трех человек мы приглашаем в гости в наш офис, при большем количестве слушателей мы арендуем учебный класс (в этом случае в стоимость курса будет включена аренда учебного класса).
Программа
Краткое содержание курса
Бизнес-процессы проектного управления и сценарии работы в системе «
1С:Управление проектным офисом»
Первый день обучения
- Бизнес-процессы проектного управления и сценарии работы в системе «1С:Управление проектным офисом»
- Краткая характеристика конфигурации
- Начало работы с конфигурацией
- Бизнес-процессы
- Управлять портфелем проектов
- Управлять ресурсами предприятия
- Планировать проект
- Планировать бюджет движения денежных средств (БДДС) и бюджет доходов и расходов (БДР) проекта
Второй день обучения
- Бизнес-процессы проектного управления и сценарии работы в системе «1С:Управление проектным офисом»
- Бизнес-процессы - Продолжение
- Управлять работами
- Учитывать факт проекта, актуализировать проект, анализировать проект
- Учитывать и анализировать финансы проекта
- Закрывать проект
- Управлять знаниями
- Сервисные возможности системы
Подведение итогов
Контрольные вопросы / Экзамен
Для того чтобы заказать обучение или получить дополнительную информацию просто
сообщите об этом. Менеджер ITLand свяжется с Вами, договорится об удобном формате и времени дальнейшего общения.