Представительства ЗАО «ЦГТ» в Салехарде, Якутске, Новом Уренгое и Красноярске обслуживают интересы компаний различных отраслей. Среди заказчиков – предприятия топливно-энергетического комплекса, транспорта, органы государственной власти различного уровня. Специалисты «ЦГТ» ведут проекты на территории многих регионов Российской Федерации, в том числе на Крайнем Севере.
В связи с обширной географией, ростом объемов, расширением тематики работ для точного следования требованиям заказчиков зачастую необходимо привлечение специализированных организаций в качестве субподрядчиков. Поэтому в результате реструктуризации на базе компании был создан так называемый проектно-изыскательский кластер.
Реструктуризация упростила администрирование работ в финансовом и материально-техническом плане. Но перераспределение специализаций между подразделениями ЗАО «Центр геодезических технологий» не могло решить проблем, возникающих по причине задержек в подготовке отчетов, неточностей при актуализации данных, других аспектов, связанных с человеческим фактором. Поэтому в 2010 году руководство ЗАО «ЦГТ» провело закрытый тендер на поставку и внедрение комплексной системы автоматизации управления.
Полный список требований к IT-решению, предъявленных на закрытом тендере, не подлежит разглашению. Но можно отметить, что среди решающих причин, по которым заказчик выбрал ERP-систему «1С:Управление проектной организацией»:
- Широкие функциональные возможности продукта в области проектного управления, подготовки отчетности, накопления и анализе данных по проектам, необходимых для повышения рентабельности бизнеса;
- Комплексная архитектура решения, реализованного на платформе 1С:Предприятие 8, возможность гибкой настройки системы, доработки и подключения новых модулей, интеграции с другими информационными и учетными системами;
- Многолетний успешный опыт внедрений системы на десятках предприятий в России и странах ближнего зарубежья.
Цели, сформулированные при разработке технического задания, детализировали основные подходы к повышению рентабельности по проектам, портфелям проектов, компании в целом. А именно:
- Создание единого информационного пространства для управленческого, проектного, налогового, бухгалтерского, кадрового учетов, а также бюджетирования и документооборота;
- Регулирование проектной деятельности предприятия для управления его рентабельностью и эффективного выполнения обязательств по договорам;
- Осуществление планирования и оперативного контроля финансовых потоков;
- Формирование оперативной управленческой отчетности.
Все эти цели были достигнуты.
Эксперты ITLand выделили и подробно описали четыре основных группы бизнес-процессов, общих для всех подразделений ЗАО «ЦГТ»:
- Основной производственный процесс;
- Процесс контроля качества выпускаемой продукции;
- Процесс обеспечения основной деятельности;
- Процесс расчета и утверждения заработной платы.
На основании выполненного анализа ITLand были разработаны и затем согласованы с руководством заказчика:
- Ограничения проекта по автоматизации управления и учета в ЗАО «ЦГТ»;
- Выбор дополнительных модулей, расширяющих базовый функционал ERP-системы «1С:Управление проектной организацией» в соответствии с потребностями, выявленными в ходе предпроектного обследования бизнес-процессов;
- Определение функциональных ролей, их соотнесение с количеством пользователей;
- Рекомендации по составу программного обеспечения;
- Рекомендации по изменению штата сотрудников, а также по перераспределению между ними исполняемых обязанностей и функций.
Проект стартовал в декабре 2010 года. Согласно плана, основной объем работ по внедрению ERP-системы «1С:Управление проектной организацией» в ЗАО «Центр геодезических технологий» был выполнен в двух этапах:
- Внедрение регламентированного учета (бухгалтерия и кадры);
- Внедрение управленческого учета (проектный контур) и документооборота.
В результате формирование бухгалтерской отчетности было переведено в «1С:Управление проектной организацией». Представители ЗАО «Центр геодезических технологий» проверили и приняли корректность автоматизации подготовки регламентированной отчетности во внедренной системе. Перенос справочной информации и среза остатков также были утверждены как полные и правильные.
Всего было автоматизировано 20 рабочих мест в следующих отделах:
- Бухгалтерия;
- Планово-производственный отдел;
- Общий отдел (главный менеджер, инспектор по кадрам, секретарь референт, юрист);
- Землеустроительный отдел;
- Сектор топографо-геодезических работ;
- Сектор геологических работ;
- Сектор гидрологических и экологических работ;
- Группа подготовки производства.
Среди бизнес-процессов «ЦГТ», управление которыми осуществляется теперь из ERP-системы «1С:Управление проектной организацией»:
- Основной производственный процесс (поиск и выполнение проекта, заключение договора, сдача проекта заказчику и завершение проекта, сдача проекта в архив);
- Процесс контроля качества выпускаемой продукции;
- Процесс обеспечения основной деятельности;
- Процесс расчета и утверждения заработной платы;
- Ведение канцелярии (внешний и внутренний документооборот).
В августе 2012 г. система была сдана в промышленную эксплуатацию. Сегодня уже можно говорить о некоторых бизнес результатах, полученных заказчиком. Генеральный директор ЗАО ««Центр геодезических технологий»» Исаак Кацман отмечает, что «изначально был выбран наименее затратный формат внедрения, с минимальными доработками базового функционала IT-решения. Тем не менее, качество отчетов радикально улучшилось, все данные актуальны. При этом если раньше информацию по платежам узнавали по телефону, то теперь она сразу есть в системе. Электронный документооборот повысил производительность почти вдвое, потому что не нужно искать и параллельно согласовывать документы. Раньше отчет по бюджетам делали в электронных таблицах, и это занимало два дня, а теперь система делает все за час. Мы довольны полученным результатом и благодарим ITLand за хороший продукт, а также за квалифицированное внедрение и настройку системы под наши нужды».
С момента сдачи в промышленную эксплуатацию ERP-система «1С:Управление проектной организацией» находится на техническом сопровождении. Штатные действия по развитию предусматривают регулярные обновления, консультирование пользователей и разработку новых внешних отчетов.
Например, для ЗАО «ЦГТ» разработчиками ITLand был подготовлен внешний отчет на основе типового отчета «Состояние проектных задач» с группировкой по ответственному сотруднику. Эта доработка оказалась настолько удачной, что уже включена в типовую конфигурацию «1С:Управление проектной организацией».